Tunisia: Assistant Administratif – Tunisie (NATIONAL POSITION)

INTERSOS est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale, à but non lucratif, qui a l’objectif d’assister les victimes de désastres naturelles et de conflits armés. INTERSOS base son action sur les valeurs de la solidarité, de la justice, de la dignité humaine, de l’égalité des droits et des opportunités pour tous les peuples, du respect des diversités, de la cohabitation, de l’attention aux groups sociales les plus vulnérables.

Termes de référence

Intitulé du poste: Assistant Administratif

Pays: Tunisie

Lieu d’affectation : Tunis

Date de prise de fonction: 02/11/2019

Durée du contrat: 6 mois

Principales responsabilités et tâches

L’Assistant administratif est responsable d’appuyer les activités d’INTERSOS principalement dans la gestion administratives et la gestion financière (caisse), la gestion des ressources humaines et l’appui logistique. Elle/il devra faire preuves d’honnêteté et transparence et garder le nécessaire niveau de confidentialité sur les informations acquises sur le lieu de travail.

Elle/il répond directement et au Chef de Mission (hiérarchiquement) à l’Administrateur Pays / HR (fonctionnellement)

Administration

• Fourni un soutien administratif et logistique au bureau et au personnel selon les besoins.

• S'assure que tous les arrangements liés aux mouvements du personnel d'INTERSOS sont effectués en fonction des besoins du projet (réservations d'hôtel, réservations de billets, autres réservations)

• Aide INTERSOS Libye à comprendre et à naviguer dans les différents organes gouvernementaux et réglementaires.

• Soutien le chef de mission dans l'utilisation des systèmes et procédures INTERSOS afin de maintenir une gestion efficace.

• Etabli les contrat en tunisie

• Suit les contrat furnisseurs

• Gère le bureau INTERSOS à Tunis

Finance

• Supervise et oriente toutes les dépenses sur le terrain afin de s’assurer qu’elles sont effectuées correctement et dans le respect des réglementations et des procédures.

• se conforme et est responsable de toutes les procédures standard pour la gestion de la trésorerie en veillant au respect des procédures existantes;

• Entre les paiements, les reçus et les autres formes de paiement dans le système de comptabilité. Assure que tous les documents justificatifs et les signatures sont obtenus avant la finalisation.

• Prépare les relevés de compte mensuels à envoyer à Hr-Admin et au responsable des finances.

• Maintient le système de classement financier approprié. Tient à jour les dossiers de toutes les instructions / directives financières émises à titre de référence pour l’achèvement des travaux.

• Suit les virements bancaires et des éventuels paiements par banque.

• Suit des paiements de taxes en Tunisie.

Logistique

• En fonction des besoins de la mission, collabore étroitement avec l’équipe logistique pour la gestion des procédures d’achat.

• Il est chargé des achats en Tunisie en support de la mission

• Collabore étroitement avec le service logistique pour la remise de l'équipement au personnel (téléphones, ordinateurs portables, cartes SIM, etc.)

• Ressources Humaines

• Soutien le personnel de la mission sur les politiques et procédures de gestion des ressources humaines et surveille le respect des règles conformément au règlement intérieur et au droit du travail.

• Sous la supervision du responsable des ressources humaines, il exécute les tâches administratives, juridiques et les procédures de paie en veillant à ce que toutes les données relatives au calcul du salaire mensuel des employés nationaux du projet soient correctement collectées (jours de congé, congés sans solde, congés de maladie, heures supplémentaires, etc.).

• Assure que tous les membres du personnel de la mission (nationaux, internationaux, visites, etc.) sont correctement informés et / ou et briefés sur les procedures de gestion des RH dans la mission.

• Aide dans la gestion des performances, le renforcement des capacités, les mesures disciplinaires et autres questions relatives aux ressources humaines

• Mene des entretiens et sélectionne les candidats qui répondent aux critères du poste, conformément au processus de recrutement et en étroite coordination avec les responsables hiérarchiques

• Assure le recrutement, effectuer les modifications et les formalités de résiliation de contrat pour les employés, conformément aux lois locales du travail, en préparant toutes les déclarations fiscales obligatoires afin de garantir le respect de la loi.

• Aider les gestionnaires à établir la planification annuelle des vacances et les changements de personnel afin de prévoir les besoins en ressources humaines et de garantir la disponibilité des ressources humaines pour les activités du projet.

• Collecte et elabore les données dans la base de données RH et les fichiers personnels et les conserve à jour afin de faciliter la gestion des processus RH. Archive la documentation du personnel et la garde en ordre

• Met à jour les dossiers des employés auprès des bureau de la sécurité sociale afin de satisfaire aux obligations et aux obligations légales.

• Suit la mise en œuvre du système d’évaluation des performances du personnel

• Rédiger les bulletin de paie et le certificat d’emploi à la fin du contrat afin de satisfaire aux exigences légales tout en défendant les intérêts d’INTERSOS et sur la base du règlement intérieur

• Collabore avec le département de la logistique pour les déplacements et / ou l’hébergement du personnel dans le projet.

• Autre

• Toute autre tache demandé par son superieur hierarchique

Profil requis

Education

• Diplôme universitaire d'un établissement universitaire accrédité en comptabilité, en finances ou en administration, de préférence avec une accréditation professionnelle en tant que comptable agréé ou expert-comptable agréé avec au moins quatre années d'expérience pertinente en finance, comptabilité et budgétisation;

• Diplôme d'études secondaires avec au moins six ans d'expérience de travail pertinente;

Expérience Professionnelle

• Expérience administrative précédente -Obligatoire

• Expérience de la préparation et de la gestion du budget - Requis

• Expérience de la compilation et de la synthèse de documents pour divers publics, tels que propositions et rapports des donateurs - Requis

• Expérience dans la compilation de documents de programme, y compris de propositions, de cadres logiques, de donateurs rapports, etc.-Requis

• Expérience de travail avec les ONGI ou les Nations Unies – Nécessaire

Exigences professionnelles

• Niveau élevé d'intégrité et de compréhension de l'éthique en matière d'approvisionnement.

• Haut niveau de planification et de compétences organisationnelles et capable de respecter les délais.

• Très bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles.

• Bonnes aptitudes à la négociation.

• Travail d'équipe.

• Initiative

• Flexibilité et adaptabilité.

Langues

• Parle couramment l'arabe, l'anglais et le français.

COMMENT POSTULER :

Pour en savoir plus et pour postuler à cette offre d’emploi, les candidats qualifiés sont priés d’envoyer leur CV ainsi qu’une lettre de motivation (les deux en version PDF) à tunisia@intersos.org

Comme objet du message, veuillez indiquer « Assistant Administratif – Tunis».

Veuillez également mentionner le nom, le poste et les coordonnées d'au moins deux références, y compris le responsable hiérarchique lors de votre dernier emploi. Les membres de la famille sont à exclure.

Seulement les candidats sélectionnés pour le premier entretien seront contactés.