Country: Colombia
Closing date: 27 Feb 2020
INTERSOS is an independent humanitarian organization that assists the victims of natural disasters, armed conflicts and exclusion. Its activities are based on the principles of solidarity, justice, human dignity, equality of rights and opportunities, respect for diversity and coexistence, paying special attention to the most vulnerable people.
Terms of reference
Job Title: Administrador/a País
Code: SR-55-1380
Duty station: Caracas (40%) y San Cristobal con misiones frecuentes a terreno (40%) y Colombia (20%)
Starting date: 21/02/2020
Contract duration: 6 meses con posibilidad de prórroga
Reporting to: Responsable jerárquico: Jefe de Misión: Responsable funcional: Coordinador Financiero Regional
Supervision of: 2 administrador/a o o auxiliar contable nacional
Dependents: n/a
General context of the project
INTERSOS es una organización de ayuda humanitaria sin ánimo de lucro que trabaja para llevar ayuda a las personas en peligro, víctimas de desastres naturales y conflictos armados.
La crisis política y socioeconómica en Venezuela continuó deteriorándose durante todo el año 2018, lo que llevó a un mayor colapso de los servicios, al deterioro de las instalaciones de salud, la seguridad alimentaria y la nutrición de la población, y a uno de los mayores desplazamientos masivos en la historia de América del Sur. La disponibilidad de alimentos se ha visto obstaculizada por las restricciones a la importación y el aumento de los precios reduce el acceso a los alimentos, los medicamentos y otros bienes básicos.
Desde el 2015, la crisis ha provocado que más de 2,7 millones de personas abandonen Venezuela, de las cuales sólo alrededor de 1,4 millones tienen un estatus regular en los países a los que han huido. El número de venezolanos en el exterior pasó de 700.000 a más de 1.600.000 entre 2015 y 2017, y alrededor de 1,1 millones más huyeron entre 2017 y principios de 2019. No hay indicios de que la afluencia de venezolanos vaya a disminuir en un futuro próximo. Para finales de 2019 se espera que el número de venezolanos que salgan del país aumente a 5,3 millones, incluyendo 2,2 millones sólo en Colombia. A medida que la crisis en Venezuela se sigue deteriorando, los países anfitriones están luchando cada vez más para responder al influjo de venezolanos. El creciente número de personas que ingresan a los países vecinos está ejerciendo presión sobre los servicios básicos y afectando a las comunidades de acogida. Es probable que se deteriore aún más el suministro de bienes públicos (como la atención sanitaria, la electricidad, el agua, el transporte y la seguridad) en los países vecinos que acogen a refugiados venezolanos. Los refugiados venezolanos también corren el riesgo de enfrentarse a una creciente xenofobia por parte de las comunidades de acogida, así como a la explotación, el tráfico y la violencia sexual y de género.
INTERSOS proporciona asistencia en Colombia y Venezuela con un proyecto financiado por ECHO en asociación con CISP, centrado en actividades de protección y salud en ambos países, con el objetivo de ampliar su cobertura en el transcurso de 2020.
General purpose of the position
El/La administrador/a país es responsable de la ejecución técnica de todas las actividades contables y financieras de la misión y de los proyectos que en ella se llevan a cabo. En este contexto, prestará apoyo al Jefe de Misión para completar el establecimiento del departamento financiero de la Misión, incluida la preparación de Procedimientos Operativos Estándar (POE) de la Misión, y una vez establecido el departamento, se encargará de éste y de garantizar una gestión correcta y eficaz de los recursos financieros, de conformidad con los procedimientos de la Organización y de los donantes.
Debe garantizar la gestión de la tesorería de misión, la elaboración de la información financiera y de la ejecución presupuestaria y la optimización de recursos a través de la planificación financiera. Así mismo debe verificar la calidad de los soportes de gastos y preparar informes financieros de proyectos con el apoyo y supervisión del Coordinador Financiero Regional.
Es también responsable de gestionar y verificar todos los procesos financieros de la misión, realizar todos los cambios necesarios para mejorar estos procesos y garantizar el cumplimiento del manual de procedimientos de la Organización.
El/la administrador/a país se encargará también de la gestión administrativa de todos los recursos humanos de la misión, de conformidad con las políticas y leyes nacionales.
Main responsibilities and tasks
Tareas de gestión contable y financiera
- Llevar la contabilidad de misión y de proyecto a través de las herramientas de contabilidad de la Organización y asegurar que el/los Consulente/s Contable/s realice/n las acciones contables oportunamente y elabore/n los estados financieros de la Misión de acuerdo con tiempos y normatividades de los dos países.
- Asegurar que los soportes de gastos cumplan las condiciones de los donantes y de las normas internacionales y que su archivo sea conservado de manera adecuada.
- Responsable de la gestión de tesorería, asegurando la conformidad con el presupuesto aprobado.
- Apoyar al Jefe de Misión en la asignación de los costos indirectos/compartidos en los presupuestos.
- Apoyar al Jefe de Misión en la elaboración de presupuestos para las nuevas propuestas de financiamiento y documentos conceptuales, y en brindar una respuesta oportuna a las solicitudes de los donantes.
- Asegurar el correcto proceso de elaboración del presupuesto y participa en la elaboración y seguimiento de los planes de compras de conformidad con los procedimientos vigentes.
- Identificar nuevas necesidades administrativas en relación con las actividades programadas.
- Brindar apoyo a la elaboración de las solicitudes de revisión del presupuesto de los diferentes proyectos a lo largo del año.
- Asegurar la elaboración y presentación de informes financieros intermedios y finales al Jefe de Misión y al Contralor Financiero Regional para su aprobación.
- Actualizar la situación económica y financiera de la misión y de los proyectos.
- Apoyar al Jefe de Misión en la elaboración, seguimiento y gestión del plan de cobertura de la Misión.
- Proporcionar al Coordinador Financiero Regional los contratos y cualquier otra documentación oficial de proyecto.
- Asegurar que los archivos físicos y electrónicos de los informes financieros firmados por el Jefe de Misión y presentados a los donantes se lleven de manera adecuada.
Cumplimiento de los procedimientos internos y externos
- Garantizar el cumplimiento de los procedimientos de INTERSOS y de los donantes en todos los aspectos financieros y administrativos de la misión, incluida la redacción de POE de la misión para garantizar la correcta aplicación de esos procedimientos.
- Establecer, organizar y gestionar los archivos físicos y electrónicos administrativos de la misión y de los proyectos, sobre la base de los criterios definidos por los Protocolos y las indicaciones del Coordinador Financiero Regional.
- Preparar y llevar a cabo las auditorías realizadas en el país y transmitir a la sede central los documentos de todos los proyectos a auditar en Italia.
Ejecución de compras de bienes, obras y servicios:
- Llevar el registro y actualizar la lista de proveedores precalificados, según lo indicado por el Jefe de la Misión, para su posterior participación en procesos licitatorios.
- Garantizar la preparación y ejecución adecuadas de los procesos de adquisición de bienes, obras y servicios y la conformidad con los procedimientos de INTERSOS y de los donantes.
- Válida financieramente las cotizaciones, procesos licitatorios, contratos, facturas y pagos.
- Verificar que los gastos y cuentas por pagar en materia de adquisiciones se ajusten a la disponibilidad presupuestaria y al nivel actual de gastos (IMP).
- Asegurar que el inventario y los documentos relacionados se lleven de manera adecuada.
Gestión administrativa de los recursos humanos
- Elaborar y verificar la nómina siguiendo la aplicación del procedimiento INTERSOS y los requisitos de las leyes nacionales.
- Apoyar al Jefe de Misión en la identificación de las leyes laborales vigentes.
- Asegurar el pago correcto y oportuno a terceros.
- Gestionar el registro del personal local, subdividido por proyecto; y presentar al Asesor Legal y/o Contable para el pago de los impuestos, aportes parafiscales y prestaciones sociales, y otros pagos o compromisos legales en relación con el personal debidos a las autoridades pertinentes.
- Coordinar y dar seguimiento junto con los Asesores externos a los asuntos fiscales, laborales, administrativos y afines que puedan surgir
Asegurar una gestión adecuada de tesorería en la misión y en las bases
- Gestionar la tesorería de la misión (cuentas bancarias y cajas), según los criterios contables del donante, INTERSOS y la legislación colombiana/venezolana.
- Asegurar la gestión de las cajas y de las cuentas bancarias de la misión y proporcionar al Contralor Financiero Regional estados de cuenta bancarios mensuales y conciliaciones bancarias.
- Apoyar al Jefe Misión en la elaboración de previsiones de tesorerìa de proyecto.
- Proporcionar al Contralor Financiero Regional conciliaciones mensuales de efectivo.
- Cualquier otra función que no figure en la presente lista, pero que se considere necesaria para la misión y que le indique el Jefe de Misión y/o el Coordinador Financiero Regional.
Required profile and experience
Education
- Título universitario en contaduría, finanzas, administración de empresas u otro campo relacionado
Professional Experience
- Mínimo de 3 años de experiencia laboral relevante en un puesto similar (administración, finanzas) en el contexto humanitario
Professional Requirements
- Comprensión sólida y demostrada del contexto operativo humanitario, el sistema humanitario y su flexibilidad, los donantes y su gestión financiera y de seguridad altamente exigente en el contexto humanitario
- Sólido conocimiento de los procedimientos de los donantes, en particular de los organismos de las Naciones Unidas (ACNUR, UNICEF, etc), OFDA y ECHO
- Habilidades muy fuertes en computación (Excel) y procedimientos de administración/finanzas
- Altamente capaz de mantener la confidencialidad
- Capaz de trabajar de forma independiente
- Demostrada experiencia en supervisión de personal, gestión
- Habilidades de organización, enfoque de delegación y empoderamiento del equipo supervisado
- Demostración de liderazgo y habilidades interpersonales
- Disposición a comprometerse y adherirse a los valores, misión y visión de INTERSOS
- Se considerará una ventaja la experiencia previa y comprobada en el establecimiento de una Misión
Languages
- Español avanzado es un requisito obligatorio. Nivel de inglés básico es también necesario.
- Italiano es una ventaja.
Personal Requirements
- Proactividad y un fuerte enfoque de resolución de problemas
- Flexibilidad para adaptarse a un contexto dinámico y al volumen de trabajo
- Fuerte espíritu de equipo, cómodo en un ambiente multicultural
- Capacidad de trabajo y adaptación en diferentes entornos
- Alta reactividad ante solicitudes inesperadas
- Capacidad de trabajar bajo estrés y cumplir con los plazos
- Habilidades interpersonales muy fuertes: fuertes habilidades de comunicación y diplomáticas
How to apply:
HOW TO APPLY:
Interested candidates are invited to apply following the link below:
Please note that our application process is made of 3 quick steps: register (including your name, email, password, citizenship and Skype address), sign-up and apply attaching your CV and motivation letter in PDF format. Through the platform, candidates will be able to track their applications’ history with INTERSOS.
In case you encounter severe difficulties applying through the platform, you can send an email attaching your CV and motivation letter (both in PDF version) via email to recruitment@intersos.org, with subject line: “**Platform issue** –SR-55-1380–Administrador/a Paí**s - Colombia**”.
Please also mention the name, position and contact details of at least two references, including the line manager during your last job. Family members are to be excluded.
Only short-listed candidates will be contacted for the first interview.